Nieuw in VastgoedVink: wat we bouwden na de eerste praktijktests
Dit voorjaar gaven we VastgoedVink in handen van een aantal vastgoedbeheerders met echte portefeuilles. Niet om te horen dat het mooi was, maar om te horen waar het schuurde. Dat leverde een lijst op die eerlijk gezegd langer was dan we hadden gehoopt. In dit artikel leest u wat zij tegenkwamen, wat we eraan hebben gedaan, en waarom die dingen u geld kunnen besparen.
Bij tien panden gaat het nog goed. Bij dertig niet meer.
De eerste opmerking kwam vrijwel meteen. Met een handvol objecten oogt een overzicht met grote kaarten prettig, maar zodra iemand dertig panden had ingevoerd, werd scrollen het probleem. En juist dan gaat het mis: het ene pand met een verlopen keuring verdwijnt tussen de negenentwintig die in orde zijn.
Het overzicht is daarom opnieuw ontworpen. Elk object staat nu op één regel, met een gekleurd bolletje voor de status en de aantallen ernaast. Daarboven staat een zoekveld: typ een straat of plaats en de lijst filtert direct mee. En de standaardvolgorde is veranderd naar actie eerst, zodat panden met verlopen keuringen altijd bovenaan staan. U hoeft niet meer te zoeken naar wat er mis is, dat staat er meteen.
Wie liever de oude kaartweergave gebruikt, kan met één knop wisselen. Beide werken tot vijftig objecten zonder dat het rommelig wordt.
Een beheerder werkt zelden voor één eigenaar
Dit was feedback waar we zelf niet aan gedacht hadden. Een van de testers beheert panden voor verschillende eigenaren en vennootschappen. In het overzicht stond alles door elkaar, terwijl zijn dagelijkse vraag is: wat speelt er bij déze eigenaar?
U kunt nu per object een eigenaar toewijzen en daar vervolgens op filteren en sorteren. Belangrijk detail: het is puur een organisatielabel. De verplichtingen zelf veranderen er niet door, want die volgen uit het pand en niet uit de tenaamstelling. Deze functie zit in het Portefeuille-abonnement.
Ook woningen, niet alleen bedrijfspanden
VastgoedVink begon bij bedrijfsmatig vastgoed, maar meerdere testers hadden ook woningen in verhuur. Die vallen onder een heel andere set regels, en de vraag was steeds dezelfde: geldt dit ook voor mijn appartementen?
Dat kan nu. Voert u het adres van een woning in, dan herkent VastgoedVink dat aan het gebruiksdoel uit de basisregistratie en toont de bijbehorende verplichtingen: rookmelders op elke verdieping, koolmonoxidemelders bij verbrandingstoestellen, periodiek onderhoud aan de cv-installatie en het energielabel.
Gaat het om een appartement, dan houden we rekening met de Vereniging van Eigenaars. Dak, gevel, fundering en lift vallen doorgaans onder de VvE en niet onder u persoonlijk. Die keuringen krijgen daarom een apart label, met daarbij een lijstje van wat u bij de vereniging kunt nagaan: het verplichte reservefonds, een meerjarenonderhoudsplan en de collectieve verzekeringen. Bezit u alle appartementsrechten zelf, dan zet u die signalering per object uit.
Wie betaalt de kapotte kraan?
De meest voorkomende praktijkvraag bleek helemaal niet over keuringen te gaan. Er belt een huurder over een lekkende kraan, een klemmend slot of een rot kozijn, en dan is de vraag: is dit voor mij of voor de huurder?
Daarvoor is Wie betaalt wat gebouwd. U typt het gebrek in gewone taal in, en u krijgt te zien wie verantwoordelijk is, met de wettelijke grondslag erbij. Handig detail: er staat ook een kant en klaar bericht bij dat u kunt kopiëren naar uw mail of WhatsApp.
Lekkende kraan of leiding
Kleine herstellingen · woonruimte
Kraanleertjes vervangen en afvoeren ontstoppen valt onder de kleine herstellingen die voor rekening van de huurder komen. Gaat het om de leiding zelf of om achterstallig onderhoud, dan is het aan de verhuurder.
Waarom dit geld scheelt: onterecht zelf betalen wat de huurder hoort te dragen loopt bij een paar tientallen woningen snel op. Andersom is minstens zo vervelend, want een onterechte doorbelasting aan een huurder eindigt regelmatig bij de Huurcommissie.
Uw huurcontract laten meelezen
Wat op papier staat, wijkt vaak af van de wettelijke hoofdregel. Daarom kunt u een huurovereenkomst uploaden en laten analyseren. Wat er dan gebeurt, verschilt per contractsoort.
Bij bedrijfsruimte kijkt de analyse naar de verdeling van de keuringen. Het model en het versiejaar worden herkend en vergeleken met de standaardbepalingen, en afwijkingen ziet u per keuring terug met het artikelnummer erbij.
Bij woonruimte doet de analyse iets anders, en dat is voor veel verhuurders het nuttigst. De huurwetgeving is de afgelopen jaren flink veranderd, waardoor oudere contracten bepalingen bevatten die inmiddels nietig zijn. De analyse signaleert er vijf:
- Een tijdelijk contract voor zelfstandige woonruimte, sinds 1 juli 2024 niet meer toegestaan
- Een waarborgsom van meer dan twee maanden kale huur
- Groot onderhoud of vervanging dat bij de huurder is gelegd
- Vaste servicekosten zonder jaarlijkse afrekening op werkelijke kosten
- Een modelcontract van vóór 2024, dat verouderde clausules kan bevatten
Dat eerste punt is financieel het zwaarst. Denkt u een contract voor twee jaar te hebben afgesloten, dan blijkt dat in werkelijkheid een huurovereenkomst voor onbepaalde tijd met volledige huurbescherming. Wilt u het pand daarna verkopen of zelf gebruiken, dan komt u van een koude kermis thuis. Wij wijzen u op dat soort bepalingen, maar dit blijft signalering en geen juridisch oordeel: leg twijfelgevallen voor aan een jurist.
Herinneringen die vroeg genoeg komen
Een tester merkte droog op dat een herinnering van dertig dagen weinig waard is als het keuringsbedrijf pas over zes weken tijd heeft. Dat klopt, en het is precies de reden waarom mensen tóch te laat zijn ondanks een goed systeem.
Naast de bestaande momenten van dertig en zeven dagen kunt u nu ook zestig en negentig dagen vooraf een bericht krijgen. Die staan standaard uit, want niet iedereen wil meer mail. Verhuurt u panden met keuringen waar wachttijden op zitten, zoals liften of grotere elektra-installaties, dan zet u ze aan bij uw meldingsvoorkeuren. Een tijdig ingeplande keuring is bijna altijd goedkoper dan een spoedafspraak, en zeker goedkoper dan een verlopen certificaat bij een schade.
Meldingsvoorkeuren
De adressen die niet meewerkten
Niet alle feedback ging over functies. Een deel ging over dingen die gewoon niet goed werkten, en die horen ook in dit overzicht thuis.
Panden met een gedeeld huisnummer, zoals nummer 10-11, werden niet altijd gevonden. Hetzelfde gold voor toevoegingen als 12A of 12B. Beide zijn opgelost, en we halen het huisnummer nu op in de officiële schrijfwijze uit de basisregistratie in plaats van zoals het is ingetypt. Dat voorkomt dubbele objecten die eigenlijk hetzelfde pand zijn.
Daarnaast bleek het handmatig invoeren van een grotere portefeuille simpelweg te veel werk. Daarvoor is er nu een Excel-sjabloon: adressen invullen, bestand uploaden, en alles wordt in één keer gescand.
Waarom we dit delen
Omdat vrijwel alles in deze lijst voortkomt uit iemand die zei: dit werkt niet zoals ik het nodig heb. Dat is waardevoller dan welk stappenplan op kantoor ook. Beheert u vastgoed en loopt u ergens tegenaan, dan horen we dat graag, ook (of juist) als het ongemakkelijk is.
Wilt u weten welke verplichtingen er voor uw eigen panden gelden? Op de pagina verplichte keuringen staat het complete overzicht per pandtype, en in de veelgestelde vragen leest u hoe de scan precies werkt.
Weet waar u aan toe bent, voordat het geld kost
Een verlopen keuring merkt u meestal pas als het te laat is: bij een controle, een schademelding of vlak voor een verkoop. Voer uw adres in en zie binnen dertig seconden welke verplichtingen er voor uw pand gelden en wat er open staat. Gratis, zonder account.
Scan mijn pand gratis