Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

VastgoedVink is een dienst van Stone Lion Investment B.V., statutair gevestigd te Marconistraat 3, 7131PL Lichtenvoorde, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86999850 ("VastgoedVink", "wij"). Voor de meeste persoonsgegevens die wij via de website en het dashboard verwerken zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die u over anderen invoert of uploadt, zoals de naam en handtekening van een huurder op een opnamerapport of de inhoud van een huurcontract, bent u dat en zijn wij verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in uw opdracht en voor het leveren van de Dienst. Wilt u hierover een verwerkersovereenkomst, neem dan contact met ons op. Vragen kunt u stellen via info@vastgoedvink.app.

2. Welke gegevens wij verwerken

Categorie	Gegevens	Bron
Accountgegevens	E-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), telefoonnummer (optioneel)	Door u ingevoerd bij registratie/instellingen
Beveiliging	Het geheim van uw authenticator-app voor tweestapsverificatie (TOTP)	Door u ingesteld; verplicht vanaf 5 oktober 2026
Facturatiegegevens	Naam, btw-nummer, factuuradres, factuur-e-mailadres	Door u ingevoerd in Instellingen → Abonnement
Objectgegevens	Adres, postcode, bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en energielabel van door u opgevoerde vastgoedobjecten, plus door u ingevulde intake-antwoorden (zoals aantal zonnepanelen of roldeuren)	Door u ingevoerd, aangevuld met openbare BAG- en EP-Online-gegevens
Scan- en compliancegegevens	Scanresultaten, keuringsstatussen en -data per object	Gegenereerd door de Dienst op basis van uw invoer
Documenten en foto's	Bestanden die u zelf toevoegt bij een object, zoals huurcontracten en keuringsrapporten, en foto's die u maakt bij een inspectie of opname	Door u geüpload
Gegevens van anderen	Naam en handtekening van een huurder op een inspectie- of opnamerapport, en wat er staat in een door u geüpload contract	Door u ingevoerd of geüpload
Teamleden	Het e-mailadres van personen die u uitnodigt en wat zij mogen zien	Door u ingevoerd bij het uitnodigen
Eigenaren	Naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw notities van de eigenaren van wie u panden beheert	Door u ingevoerd of geïmporteerd
Prijsaanvraag	Het e-mailadres dat u invult als u op de homepage interesse toont in een abonnement	Door u ingevoerd
Logboek	Datum, tijd, e-mailadres en een omschrijving van elke handeling in het dashboard	Vastgelegd door de Dienst bij elke wijziging
Gebruiksgegevens	Functionele sessiegegevens om u ingelogd te houden (via Supabase Auth)	Automatisch bij gebruik van het dashboard

Wij gebruiken geen trackingcookies en stellen geen profiel van u samen. Voor het tellen van bezoekers gebruiken wij op de homepage en in het dashboard de bezoekersstatistiek van Vercel; die werkt zonder cookies en zonder u als persoon te herkennen. Het enige lokaal opgeslagen gegeven is een functionele sessietoken (in uw browser) waarmee u ingelogd blijft; dit is noodzakelijk voor de werking van de Dienst en vereist geen cookietoestemming.

3. Doeleinden en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst: account aanmaken en beheren, scans uitvoeren en opslaan, het dashboard tonen, e-mailherinneringen over naderende of verlopen keuringen (30 en 7 dagen vooraf staan standaard aan; uitzetten kan onder Instellingen, Meldingsvoorkeuren), facturatie van betaalde abonnementen.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van uw account (zoals tweestapsverificatie), voorkomen van misbruik.
• Toestemming: de extra herinneringen op 90 en 60 dagen vooraf, die u zelf aanzet via uw meldingsvoorkeuren.
• Wettelijke verplichting: het bewaren van factuurgegevens conform de fiscale bewaarplicht.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren uw accountgegevens en objectgegevens zolang u een account bij ons heeft. Uw account verwijdert u zelf, via Instellingen, Account verwijderen. U ziet eerst wat er verdwijnt en kunt al uw gegevens als één bestand downloaden; daarna verwijderen wij per direct uw objecten, documenten, foto's, rapporten, opnames, uw logboek en uw inlog. Heeft u een betaald abonnement, dan wordt dat op hetzelfde moment opgezegd. Lukt het niet via de knop, mail dan naar info@vastgoedvink.app. Zolang uw account bestaat blijft het logboek staan, en de regels daarin kunnen niet worden aangepast of verwijderd, ook niet door ons: een logboek dat je kunt bijstellen verliest zijn waarde juist op het moment dat u er iets aan heeft. Wij bewaren het na afloop van uw account niet langer dan de rest van uw gegevens. Wij verwijderen uw persoonsgegevens dus binnen een redelijke termijn, met uitzondering van factuurgegevens die wij conform de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 jaar moeten bewaren.

Voor een aantal gegevens geldt een kortere termijn, ook zolang uw account bestaat:

• Huurovereenkomsten: het bestand zelf bewaren wij niet. Zodra de afspraken eruit zijn gelezen, verwijderen wij het bestand; de gevonden afspraken blijven bij het object staan. Mislukt het uitlezen, dan bewaren wij het bestand 30 dagen voor een nieuwe poging. Wilt u een contract later opnieuw laten lezen, dan uploadt u het opnieuw.
• Keuringsbewijzen en andere documenten bij een object: zolang het object in uw account staat. Een nieuw keuringsbewijs vervangt het vorige niet: het vorige blijft onder Documenten bewaard, als onderdeel van uw dossier.
• Inspectierapporten en opnames, met foto's en handtekeningen: zolang het object in uw account staat. Een rapport dat u begint maar niet afrondt, verwijderen wij na 60 dagen, met de foto's.
• Scans van een adres, ook die zonder account via de homepage: een jaar.
• Prijsaanvragen via de homepage: een jaar.
• Back-ups: Supabase bewaart dagelijkse back-ups zeven dagen. Daarnaast maken wij wekelijks een versleutelde kopie buiten Supabase, waarvan wij de laatste tien bewaren; een verwijdering werkt daar dus met ten hoogste tien weken vertraging in door.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Voor het leveren van de Dienst maken wij gebruik van de volgende verwerkers/dienstverleners:

• Supabase: database, authenticatie en de serverfuncties die scans verwerken en opslaan.
• Vercel: hosting van de website en het dashboard, en de bezoekersstatistiek die zonder cookies werkt.
• Anthropic: uploadt u een document, dan sturen wij dat bestand naar Anthropic om de inhoud automatisch te laten uitlezen, bijvoorbeeld de looptijd van een huurcontract of de uitslag van een keuringsrapport. Het gaat om het volledige bestand, dus ook om gegevens van anderen die daarin staan. Volgens de voorwaarden van Anthropic worden deze bestanden niet gebruikt om modellen mee te trainen en binnen dertig dagen verwijderd.
• Resend: verzending van onze e-mail, zoals de welkomstmail, een uitnodiging voor uw team en de herinneringen over naderende keuringen.
• Cloudflare Turnstile: doet u een scan zonder account, dan controleert Cloudflare op de achtergrond of er een mens achter de computer zit, zodat niemand de scan in grote aantallen kan laten draaien. Daarvoor ziet Cloudflare uw IP-adres en technische kenmerken van uw browser en verbinding. Cloudflare gebruikt die alleen om geautomatiseerd verkeer te herkennen. De controle laadt pas als u een adres gaat invullen.
• PDOK / Kadaster, EP-Online (RVO) en 3D BAG (TU Delft): wij raadplegen deze openbare overheidsregisters om objectgegevens (BAG) en energielabels op te zoeken aan de hand van het door u ingevoerde adres; dit zijn geen ontvangers van úw persoonsgegevens, wij vragen alleen openbare objectinformatie op.
• OpenStreetMap: voor het tonen van de kaart in het dashboard worden kaarttegels rechtstreeks door uw browser bij OpenStreetMap opgevraagd, waarbij uw IP-adres aan OpenStreetMap zichtbaar wordt zoals bij elke kaartdienst.
• Postmark: e-mailproviders sturen technische rapporten over e-mail die namens ons domein is verzonden (DMARC), zodat wij zien of iemand onze naam misbruikt. Die rapporten komen bij Postmark binnen. Ze bevatten de verzendende servers en aantallen, geen inhoud van berichten en geen adressen van ontvangers.

Nog niet actief, gepland voor de toekomst: Stripe (betalingsverwerking, zodra de betaalmuur live gaat). Deze paragraaf wordt bijgewerkt zodra die koppelingen daadwerkelijk in gebruik worden genomen.

6. Doorgifte buiten de EER

Onze verwerkers kunnen gegevens (deels) verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat het geval is, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt op basis van een passend beschermingsniveau, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) die deze partijen hanteren.

7. Beveiliging

Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen. Vanaf 5 oktober 2026 is tweestapsverificatie (TOTP, een code uit een authenticator-app) verplicht voor elk account; tot die datum kunt u hem alvast aanzetten onder Instellingen. Zonder die code geeft de database geen enkel gegeven vrij, ook niet aan iemand die uw wachtwoord kent. Toegang tot opgeslagen objectgegevens is per account afgeschermd op databaseniveau (row-level security). Nodigt u iemand uit als teamlid, dan ziet die de objecten van uw account. Nodigt u iemand uit als objecteigenaar, dan ziet die alleen de objecten die u aan die eigenaar heeft toegewezen, en kan hij daar niets in wijzigen.

8. Uw rechten

U heeft onder de AVG het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van uw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Veel van deze rechten kunt u direct zelf uitoefenen via de Instellingen-pagina van uw account (e-mailadres, telefoonnummer, factuurgegevens). Uw account verwijderen doet u zelf via Instellingen, met vooraf een download van al uw gegevens; dat is tegelijk uw recht op gegevensoverdraagbaarheid. Voor overige verzoeken kunt u contact opnemen via info@vastgoedvink.app. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe functionaliteit toevoegen die andere gegevens verwerkt. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij aan via e-mail of een melding in het dashboard.

10. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan kunt u sturen naar info@vastgoedvink.app.